KSeF 2.0 – cyfryzacja dokumentów księgowych

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur od Ministerstwa Finansów jest rozwiązaniem umożliwiającym transfer, wystawianie oraz przechowywanie dokumentów ustrukturyzowanych (w formacie XML). W ten sposób przedsiębiorca ma dostęp do wszystkich swoich dokumentów w jednym miejscu, które będą mogły zostać tam przechowywane do 10 lat.

Wdrożona przez nas integracja ze sklepem BestSeller umożliwia przesyłanie dokumentów sprzedaży wystawionych w sklepie internetowym oraz pobieranie faktur zakupu sprzedawcy.

1. Konfiguracja integracji

1.1 Logowanie do konta KSeF 2.0 i wygenerowanie tokena

Każdy podatnik może zalogować się na swoje konto za pomocą indywidualnego, własnego numeru NIP. Po zalogowaniu się sprzedawca może wygenerować token, potrzebny do zintegrowania systemu ze sklepem internetowym BestSeller. Po lewej stronie panelu widoczna będzie zakładka Tokeny → Wygeneruj token.

Klikając w zakładkę Generuj token udostępniona zostanie podstrona z możliwością wygenerowania tokena:

W widocznym formularzu sprzedawca będzie mógł określić jakie uprawnienia powinien posiadać tworzony token. Na potrzeby włączenia integracji ze sklepem wymagane będą dwa pierwsze uprawnienia: wystawianie faktur i przeglądanie faktur, reszta jest opcjonalna. Po kliknięciu w przycisk Generuj token wyświetlona zostanie podstrona z wygenerowanym tokenem oraz przycisk umożliwiający jego skopiowanie, w celu uzupełniania integracji po stronie sklepu (patrz pkt 1.2).

1.2 Uzupełnienie danych integracji w sklepie BestSeller

Dane integracyjne z systemem KSeF można uzupełnić w dziale:

Panel administracyjny → Konfiguracja → Integracje → zakładka Inne integracje

Opcja w integracji	Opis
NIP	W tym miejscu należy uzupełnić numer NIP swojej firmy (bądź Numer testowy NIP w przypadku środowiska testowego – patrz pkt 1.3).
Token	Jest to ciąg znaków, możliwy do wygenerowania i skopiowania w systemie KSeF. Należy go traktować jak hasło i w razie wycieku danych będzie trzeba go unieważnić, generując nowy.
Środowisko	Administrator sklepu ma do wyboru możliwość przetestowania aplikacji, dzięki ustawieniu Testowe i Demo. W obu środowiskach testowanie powinno odbywać się na danych fikcyjnych. Trzeci wybór ustawienia: Produkcyjne, umożliwia włączenie integracji z środowiskiem produkcyjnym KSeF.
Automatyczny import faktur zakupu	Włączenie tego ustawienia poprzez wybranie opcji Tak, umożliwi automatyczne pobieranie faktur zakupu dostępnych po stronie KSeF. Po wybraniu opcji Nie, dokumenty nie będą pobierane automatycznie do sklepu BestSeller, ale nadal będzie możliwość pobrania ich ręcznie z systemu KSeF.
Automatyczny eksport faktur sprzedaży	Dokumenty sprzedaży wystawiane w sklepie będą mogły być automatycznie wysyłane do KSeF, jeśli w sklepie włączona zostanie funkcja Utwórz automatycznie dokument sprzedaży do zamówienia: kiedy zrealizowane/kiedy rozliczone. Reszta dokumentów wystawianych w sklepie będzie wysyłana ręcznie z poziomu edycji dokumentu. Jeśli dokumenty nie będą wystawiane automatycznie na podstawie zamówień, trzeba będzie wysłać je ręcznie za pomocą przycisku Eksportuj do KSeF.

1.3 Środowisko testowe, demonstracyjne i produkcyjne

Na potrzeby integracji z systemem KSeF oprócz środowiska produkcyjnego stworzone zostały środowiska testowe i demonstracyjne (przedprodukcyjne), na których można sprawdzić jej działanie.

	Środowisko testowe	Środowisko demonstracyjne	Środowisko produkcyjne
Adres aplikacji	https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/web/	https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/	https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
Uwierzytelnienie	Logowanie odbywa się za pomocą testowego numeru NIP np. 111-111-11-11, 777-777-77-77, 999-999-99-99.	Logowanie odbywa się za pomocą prawdziwego numeru NIP wystawcy.	Logowanie odbywa się za pomocą prawdziwego numeru NIP wystawcy.
Dane na dokumencie	Fikcyjne.	Fikcyjne (NIP wystawcy musi być prawidłowy).	Prawidłowe.
Skutek prawny	Nie.	Nie.	Tak.

2. Ręczne pobieranie faktur zakupu

Dokumenty zakupu sprzedawcy znajdują się w dziale:

Panel administracyjny → Dokumenty → Dokumenty zakupu

Poza automatycznym pobieraniem faktur i korekt z systemu KSeF, administrator ma możliwość pobrania wybranych dokumentów, poza wskazaną w KSeF kolejką (faktury pobierane są od najstarszego dokumentu wystawionego w przeciągu ostatnich 10 lat). Pod listą dokumentów w panelu administracyjnym znajduje się operacja umożliwiająca pobranie wybranych dokumentów do sklepu internetowego.

Opcja w operacji	Opis
Typ	W tym polu sprzedawca może wybrać typ pobieranych przez siebie dokumentów: Wszystkie, VAT i Korekty.
Sort	Dzięki temu ustawieniu administrator ma możliwość pobrania niezaimportowanych jeszcze dokumentów od najstarszego bądź najnowszego.
Dni	W tym polu można ustalić z ilu dni ma zostać zainicjowana operacja importu dokumentów.
Limit	Górny limit ilości pobranych dokumentów.
NIP wystawcy	W tym polu można wpisać numer NIP wystawcy, dla którego dokumenty mają zostać pobrane do sklepu.

Operację ręcznego importu dokumentów można zainicjować klikając w przycisk Pobierz faktury zakupu z KSeF.

Po zaimportowaniu dokumentu do sklepu, w jego edycji widoczna będzie sekcja KSeF, w której widoczna będzie data pobrania dokumentu, numer dokumentu nadany przez KSeF oraz możliwość podglądu dokumentu w postaci xml.

Dodatkowo widoczny będzie typ środowiska, z którego pobrano dokument oraz link do podglądu faktury w systemie KSeF.

Po pobraniu faktury/korekty na liście dokumentów obok numeru faktury widoczny będzie numer nadany przez KSeF.

3. Eksport dokumentów sprzedaży do KSeF 2.0

Dokumenty sprzedaży sprzedawcy znajdują się w dziale:

Panel administracyjny → Dokumenty → Dokumenty sprzedaży

Faktury i korekty sprzedaży będą mogły być wysyłane automatycznie za pomocą ustawienia Automatyczny eksport faktur sprzedaż (patrz punkt 1.2) oraz ręcznie.
Dokument wyeksportowany do KSeF nie będzie mógł zostać ponownie przesłany. W przypadku ręcznego wystawiania dokumentów w sklepie, sprzedawca powinien przesłać fakturę za pomocą przycisku Eksportuj do KSeF, znajdującym się w edycji dokumentu.

Po wyeksportowaniu dokumentu ze sklepu, w jego edycji dostępne będą informacje pobrane od KSeF:

Oprócz daty wysyłki, informacji o środowisku, numeru pobranego z KseF oraz faktury w formacie xml, w sekcji znajdować się będzie informacja o statusie wysyłki faktury wraz z dokumentem odbioru tzw. UPO. Administrator będzie miał również możliwość podglądu dokumentu w systemie KSeF za pomocą udostępnionego linku do faktury.

4. Modyfikacja szablonu dokumentów o nowe znaczniki dotyczące KSeF

Szablony dokumentów można edytować w dziale:

Panel administracyjny → Dokumenty → Szablony dokumentów

Każda faktura powinna zawierać informację o numerze nadanym przez KSeF oraz link do faktury w w tym systemie.

Aby dodać te informacje do szablonu dokumentu można skorzystać z dwóch znaczników:

Znacznik	Opis
{$ksefInvoiceUrl}	Link do faktury w KSeF.
{$ksefInvoiceNumber}	Numer dokumentu nadany przez KSeF.

Więcej informacji dotyczących edycji szablonu znajduje się w instrukcji: Dokumenty sklepowe.

5. Testowanie integracji KSeF 2.0

Kroki wykonania testów w środowisku testowym/demonstracyjnym:

Uzupełnienie w sklepie integracji z systemem KSeF (patrz pkt 1.2).
Zmiana danych wystawcy dokumentów na dane fikcyjne, w dziale:Panel administracyjny → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty
Złożenie testowego zamówienia w sklepie z danymi fikcyjnymi kontrahenta/nabywcy dokumentu.
Wystawienie faktury/korekty dla testowego zamówienia.
Próba wyeksportowania/zaimportowania dokumentów do sklepu BestSeller.
Zmiana ustawień integracji z KSeF i przywrócenie prawidłowych danych w dziale:Panel administracyjny → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty

Powrót do Centrum Pomocy