RODO w sklepie internetowym

RODO to ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych obowiązujące od maja 2018 roku. Rozporządzenie to musi być przestrzegane m.in. przez wszystkie firmy gromadzące informacje o swoich klientach, w tym również przez sprzedawców działających w sieci. Głównym założeniem tych regulacji jest zabezpieczenie interesu konsumentów. Dowiedz się, na które przepisy należy zwrócić szczególną uwagę i jak wdrożyć RODO w sklepie internetowym.

RODO w sklepach internetowych a pozyskiwanie zgód

Mówiąc o RODO w sklepach internetowych, przede wszystkim trzeba wziąć pod uwagę kwestię związaną z pozyskiwaniem wszelkiego rodzaju zgód. W praktyce oznacza to, że klient, m.in. podczas rejestracji w sklepie czy zamawiania produktów, musi zaakceptować fakt pozyskiwania i przetwarzania jego danych osobowych przez sprzedawcę. Przedstawiony mu w tej sprawie komunikat powinien zaś precyzyjnie określać cel pozyskania informacji. Co ważne, konsument powinien aktywnie wyrazić swoją zgodę, co można rozumieć poprzez samodzielnie zaznaczenie pola powiązanego z wyrażeniem konkretnej zgody. Tego typu pola nie mogą być automatycznie oznaczane i domyślnie powinny być odznaczone, aby konsument sam mógł dokonać wyboru.

Należy też podkreślić, że zgoda na przetwarzanie danych jest niezbędna za każdym razem, gdy klient podaje jakiekolwiek swoje dane na stronie.

Jak wdrożyć RODO w sklepie internetowym – dokumentacja

Kwestie RODO w sklepie internetowym warto przemyśleć i uwzględnić już przy rozpoczynaniu działalności e-commerce. Dzięki temu można uniknąć błędów i ustrzec się przed nieprzyjemnymi konsekwencjami w związku z ewentualnymi nadużyciami. Na początek należy dostosować dokumentację firmy do wymogów określonych w ustawie.

Oznacza to, że regulamin czy polityka odnosząca się do plików cookies muszą być skonstruowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ponadto polityka prywatności musi informować klienta m.in. o zakresie pozyskiwanych danych, a także o stosowanych zabezpieczeniach, które mają chronić przetwarzane dane przed nieuprawnionym dostępem do nich. Co do zasady sklepy internetowe powinny przechowywać jedynie te informacje o klientach, które są niezbędne do zrealizowania zamówienia i obsługi ewentualnych reklamacji.

W sklepach internetowych działających w oparciu o oprogramowanie BestSeller sprzedawca ma możliwość zarządzania poszczególnymi zgodami, o których wyrażenie zostanie poproszony klient w czasie wprowadzania swoich danych osobowych. Z kolei informacja o wyrażaniu zgody przez klienta jest zapisywana w bazie sklepu i widoczna, jako potwierdzenie, dla administratora.

Rejestr przetwarzania danych w sklepie internetowym

Z RODO w sklepie internetowym wiąże się również pojęcie rejestru przetwarzania danych. Zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO), każdy administrator danych jest zobowiązany do prowadzenia takiego rejestru. Jest to dokument, w którym określa się:

• administratora danych – jest to osoba decydująca o rodzaju informacji pozyskiwanych od klientów, a także sposobie ich wykorzystania. Najczęściej ta rola przypada właścicielowi sklepu;
• kategorie osób, których dane są gromadzone – najczęściej są to po prostu klienci sklepu internetowego;
• cel i okres przetwarzania danych osobowych – w sklepie internetowym może być to m.in. obsługa i realizacja zamówień, kontakt z klientami itd.;
• podmioty wykorzystujące dane klientów – mogą to być również np. firma kurierska obsługująca dostawy zamówień ze sklepu.

Poza tym RODO w sklepie internetowym nakłada również obowiązek dbania o bezpieczeństwo danych. Oznacza to, że serwer, na którym znajduje się witryna, musi spełniać wszystkie niezbędne wymagania. Oprócz tego sklep musi odpowiednio szyfrować pozyskiwane dane osobowe, korzystać z certyfikatu SSL i przechowywać kopie zapasowe informacji.

Wymagania odnośnie bezpieczeństwa danych mogą sprawiać wrażanie dosyć skomplikowanych. Jeśli nie wiesz, jak wdrożyć RODO w sklepie internetowym, najlepiej skorzystaj z pomocy specjalistów np. kancelarii prawnej. Dzięki temu unikniesz problemów związanych z niepoprawnym zarządzaniem informacjami dotyczącymi danych klientów oraz konsekwencji prawnych ewentualnych zaniedbań.